[MÚSICA] [MÚSICA] Olá. Bem-vindo ao curso Iniciação Planejamento de Projetos. Este é o primeiro da nossa série de cursos de introdução à gestão de projetos. Eu sou Silvio Melhado, professor do Departamento Engenharia de Construção Civil da Escola Politécnica da USP e é uma honra poder guiá-lo durante esse curso. Ao término do curso, você será capaz de identificar as características chaves de projeto e as restrições de projeto. Você também será capaz de entender o papel e as responsabilidades do gestor de projetos e estará familiarizado com as estruturas organizacionais que usamos com bastante frequência na execução dos nossos projetos. Neste curso, vamos entender a utilidade do Project Charter, ou Termo de Abertura do Projeto e veremos os elementos chaves de plano de projeto. Também vamos abordar as causas de conflitos dentro de projeto e as diferenças entre autoridade e influência. Tudo isso irá lhe ajudar a entender melhor o seu papel dentro de projeto e entender como você deseja liderar sua equipe. Você está pronto? Vamos começar com o básico. No início de curso de introdução à gestão de projetos, a gente deve começar com: O que é projeto?. Projeto é esforço único e temporário, que tem de forma bem definida começo e fim. O propósito do projeto é criar produto ou serviço específico, ou realizar modificações produto ou serviço já existente. Vamos ver alguns exemplos. Se você já planejou uma grande festa, ou evento, estes são exemplos de projeto. Era uma festa específica, por uma razão específica, tinha uma data, horário específico e planejamento específico. Isso significa que era evento único, temporário, tinha início e fim bem definidos e criou produto ou serviço específico. No seu trabalho, se o seu escritório mudar de endereço, provavelmente isso será tratado como projeto. Se o seu sistema de folha de pagamento é substituído por novo sistema, isso é projeto. E se o seu departamento de Recursos Humanos decide modificar o processo de recrutamento, entrevistas, contratação de novos funcionários, isso também pode ser tratado como projeto. Mas, o que não pode ser considerado projeto? As operações do dia-a-dia, as atividades que se repetem, por exemplo, não são projetos. Produzir relatórios financeiros mensais não é projeto. Limpar a casa uma vez por semana não é projeto. Agora, pintar a famosa Ponte Estaiada, São Paulo, você acha que seria projeto? Eu não estou tentando lhe confundir. Você pode considerar isto projeto, porque a ponte é bem grande, requer esforço especial, planejamento. Ou você pode dizer que não é projeto, porque é trabalho da equipe de manutenção da ponte e quando eles terminarem, vão começar a pintar tudo de novo. Alguns momentos do seu trabalho as pessoas vão chamar alguma coisa de projeto, mesmo quem não se encaixe exatamente nessa definição. Dependendo de quem seja, pode ser que essa pessoa queira que esse esforço específico receba uma atenção, cuidado, que projeto recebe. Exemplo disso pode ser a troca de computadores na sua empresa. Talvez a empresa tenha decidido que os funcionários deveriam ter computadores novos a cada dois anos e trocar esses computadores por seria apenas uma atualização de equipamentos, mas trocar todos os computadores de uma vez pode ser esforço tratado como projeto. Quando você executa projeto você também tem restrições. Essas restrições tem que ser enfrentadas e uma restrição é fator que pode trazer limitações, pode restringir o que você faz, a forma como você o faz, ou quando você o faz. Por exemplo, se o seu projeto é uma festa, ou evento, lembra-se que só pode acontecer uma única data, então isso é uma restrição. Se o seu projeto é adquirir e instalar novo sistema informatizado, bom, esse novo sistema precisa oferecer certas funções, entretanto, você provavelmente não terá orçamento ilimitado. Então temos uma restrição. Se o seu projeto for projetar e fabricar novo produto, você pode ter requisitos relação a quanto pode ser fabricado fora do país e isso é uma restrição. Como gestor de projetos você supervisiona o sucesso do projeto. Você deve usar o seu conhecimento e as suas habilidades, além de técnicas e ferramentas de gestão de projetos para alcançar os objetivos desse projeto. Você é o responsável por definir aquele evento especial, ou a implementação daquele sistema informatizado. Você é quem deve ajudar a garantir que os requisitos serão identificados, todos os envolvidos estarão devidamente representados, a comunicação será clara e bem coordenada e a condução da equipe será para o sucesso. Ao longo do curso vamos abordar diferentes áreas de gestão de projetos. Essas áreas são áreas muito importantes, os projetos precisam de uma gestão de riscos bem forte, por exemplo. Assim como precisamos garantir que o projeto tenha cronograma realista. A forma como a sua equipe de projeto é estruturada dá o tom de como você vai trabalhar nesse projeto e existem algumas estruturas específicas que são usadas boa parte dos projetos. A base para essas áreas é o Guia de Conhecimento Gerenciamento de Projetos, ou Guia PMBOK. Esse guia, nós ainda não discutimos sobre ele. Vamos então começar. O guia de conhecimento gestão de projetos, guia PMBOK, foi desenvolvido pelo PMI, o Project Management Institute. O PMI é uma organização global, profissional, voltada aos gestores de projetos. PMI criou e atualiza o PMBOK para promover a gestão de projetos bem-sucedidos utilizando padrão de áreas e processos de conhecimento, o qual usamos para gerir os nossos projetos do começo ao fim. O que estamos aprendendo nesta aula é baseado no PMBOK. Com essa informação mãos, vamos olhar para algumas formas de organização de projeto. Primeiro, vamos entender o que é chamado organização funcional. Organização funcional é aquela que existe pouca ou nenhuma gestão de projetos. Você não estaria envolvido como gestor de projetos. Às vezes pode haver coordenador de projetos e essa coordenação vai estar dentro de departamentos funcionais. Como funcional, eu me refiro a departamentos como Marketing, Operações, Produção, Finanças, TI e assim por diante. Cada gestor de cada departamento vai supervisionar uma parte do projeto uma estrutura funcional. Os empregados daquele departamento trabalhando no projeto podem nem saber que existe projeto. Eles podem apenas saber que o gestor pediu para que eles fizessem algo diferente da rotina e pode existir uma comunicação limitada entre os membros da equipe, porque eles não sabem que são uma equipe e não existem reuniões de projeto. E agora vamos olhar para outro tipo de organização, que é a organização matricial. As organizações matriciais podem ser fraca, intermediária, ou forte. A designação de fraca, ou intermediária, ou forte, ela tem a ver com quem tem mais poder, ou mais controle sobre o projeto, se é o gestor funcional, ou se é o gestor do projeto. Lembre-se, gestor funcional é aquele que tem responsabilidade sobre departamento específico e normalmente não trabalha por projeto. Uma matriz fraca, o gestor funcional estará na liderança e ele, ou ela, provavelmente receberão assistência de coordenador de projetos. O coordenador do projeto ajudará a manter o cronograma, a atualizar o status e vai auxiliar o gestor funcional. Mas ele não terá responsabilidade sobre tomadas de decisão. Já a matriz intermediária, há reconhecimento de que gestor de projeto alocado ajudará a garantir o sucesso do projeto. Esse gestor de projeto possuirá algumas responsabilidades de tomada de decisão. E o gestor funcional também guardará algumas responsabilidades. O gestor do projeto vai gerenciar a equipe, para permanecer dentro do escopo, do cronograma, do orçamento; e o gestor funcional tomará decisões sobre quem faz o trabalho, como esse trabalho deve ser realizado. Uma matriz forte, por sua vez, o gestor de projeto terá muito mais responsabilidade e autoridade, mas não é ele que terá toda a responsabilidade e autoridade. Esse gestor de projeto ainda não poderá tomar todas as decisões. Agora, se nós falássemos de uma organização projetizada, aí sim, o gestor de projeto é realmente quem manda. A equipe é dedicada, trabalha apenas no projeto e o gestor do projeto atuará como gestor daquela equipe. Possivelmente, ele mesmo realizará as avaliações de desempenho. Então, qual dessas estruturas organizacionais seria a melhor? Bom, essa é uma pergunta complicada, porque todas essas estruturas têm a sua adequação a determinado tipo de projeto. Por exemplo, a organização funcional se adéqua muito bem para grupos que não executam muitos projetos, ou para projetos que não sejam muito complicados, que não tenham prazo apertado; já as organizações matriciais funcionarão bem quando os membros da equipe forem designados para uma combinação de vários projetos e também outros trabalhos. Uma matriz, os membros da equipe podem estar alocados diversos projetos. Então, uma configuração matricial, você como gestor de projeto, provavelmente, também estará gerindo vários projetos. Então, dentro dessas estruturas matriciais, qual adotar? Fraca? Intermediária? Forte? Bom, o PMI pediria que considerássemos a forte, porque aí o gestor de projetos tem mais poder. Mas às vezes, uma matriz fraca também será boa. O gestor funcional possuirá muitos conhecimentos que serão úteis e necessários, e precisará de uma ajuda para a coordenação do projeto. E uma matriz intermediária também vai funcionar bem, porque será fácil dividir a tomada de decisões e as responsabilidades entre o gestor do projeto e o gestor funcional. Porém, se fizer sentido ter gestor de projeto com mais autoridade, com mais responsabilidade, e que não acumule todo o poder de decisão, então, devemos adotar uma matriz forte. Por outro lado, ainda temos a possibilidade da organização projetizada, que será muito boa quando nós tivermos projetos críticos, principalmente quanto ao tempo, e aí a organização projetizada garante o foco. É mais caro, porque na prática você coloca todos os membros da equipe único projeto e eles, provavelmente, precisarão que você os remunere por essa dedicação. E uma organização projetizada, o projeto vai ter atenção necessária. Existe realmente aumento e uma situação mais apropriados para cada uma das estruturas organizacionais. Na verdade, você perceberá que algumas empresas podem também usar uma combinação dessas estruturas organizacionais, dependendo do projeto questão. Veja que avançamos bem até aqui. Começamos com alguns conceitos básicos sobre o que é projeto, e agora você tem uma idéia do que você fará como gestor de projetos e e como as equipes de projetos podem ser estruturadas. Se você tiver alguma dúvida, entre contato conosco pelo fórum de discussão. Até a próxima aula! [MÚSICA] [MÚSICA]
